Persondatapolitik for ansøgere
Matas’ Persondatapolitik for ansøgere
I forbindelse med at du har ansøgt om eller er ansat i en stilling i Matas Operations A/S med forretningsadresse på Rørmosevej 1, 3450 Allerød, i det følgende benævnt ”Matas”, er det nødvendigt for Matas at indsamle og behandle personoplysninger om dig, både digitalt og manuelt herunder også såfremt du har gennemført en eller flere personligheds- og kognitive analyser. Matas Operations A/S er i den forbindelse ansvarlig (såkaldt dataansvarlig) for behandlingen af dine personoplysninger.
Hvilke personoplysninger behandler Matas om dig i forlængelse af ansættelsesforløb og gennemførte personligheds- og kognitive tests?
De personoplysninger, som Matas indsamler og behandler om dig i forbindelse med din ansøgning samt som følge af gennemførte personligheds- og kognitive analyser, er de oplysninger som er relevante for ansættelsesprocessen, bl.a. nedenstående oplysninger, samt øvrige oplysninger, som du overdrager til Matas:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- Uddannelse
- Erhvervserfaring
- Ansøgning
- CV
- Evt. andre dokumenter, du vælger at vedlægge din ansøgning
- Evt. foto
- Resultater fra personligheds- og kognitive analyser
Matas kan også indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere mv.. Dette vil dog kun ske efter nærmere aftale med dig og på baggrund af dit samtykke.
Følsomme oplysninger
Matas behandler normalt ingen følsomme oplysninger om dig som led i et ansættelsesforløb.
Til hvilke formål behandler Matas dine personoplysninger?
Formålene med Matas indsamling og behandling af dine personoplysninger er:
- At vurdere om Matas finder dig egnet til den stilling, du har søgt
- At dokumentere vores overvejelser i forbindelse med vurderingen
- At vurdere din videre udvikling i forhold til eksisterende og fremtidige ansættelsesmuligheder i Matas.
Retsgrundlaget for Matas’ behandling af dine personoplysninger
Matas har en legitim interesse i at behandle de oplysninger du giver i forbindelse med et ansættelsesforløb for at kunne vurdere, om du vil blive tilbudt en ansættelse og dokumentere vores overvejelser under forløbet, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
De oplysninger du afgiver i forbindelse med personlighedsanalyser behandles på baggrund af det samtykke du afgiver, inden du påbegynder besvarelse af spørgsmålene i analysen, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Såfremt du samtykker i, at Matas indhenter oplysninger fra tidligere arbejdsgivere eller andre referencer, vil Matas’ behandling af disse oplysninger også være baseret på dit samtykke, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Såfremt du ønsker at tilbagekalde et samtykke, som du har afgivet i forbindelse med et ansættelsesforløb, skal du kontakte hr-afdelingen@matas.dk. Vær opmærksom på, at tilbagekaldelse af et samtykke ikke påvirker lovligheden af den hidtidige behandling af dine personoplysninger frem til tidspunktet for din tilbagetrækning. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Profilering
Såfremt du samtykker i at udføre en eller flere personlighedsanalyser, anvender Matas dine oplysninger og resultater til at foretage en profilering af dig for at kunne evaluere og vurdere dig med henblik på at afgøre, om du skal tilbydes en ny ansættelse i Matas. Dine resultater vil blive brugt som et delelement i den samlede afgørelse af, om du bliver tilbudt den pågældende stilling, og vil aldrig alene være udslagsgivende for beslutningen.
Videregives dine personoplysninger?
Matas videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter foruden koncernforbundne virksomheder og vores systemleverandører. Ved videregivelse til systemleverandører er Matas dataansvarlig og systemleverandørerne databehandlere, og der er udarbejdet databehandleraftaler mellem os og vores systemleverandører, som sikrer, at systemleverandørerne kun behandler dine personoplysninger efter instruks fra Matas. Vores systemleverandører må ikke anvende dine personoplysninger til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse.
Matas anvender kun personlighedsanalyser, der udbydes af professionelle udbydere. Matas har altid instruksbeføjelse overfor den professionelle udbyder til dine personoplysninger afgivet i forbindelse med udarbejdelse af personlighedsanalyser. Såfremt du beder os om at slette eller berigtige dine personoplysninger, vil dette også omfatte sletning eller rettelse af de oplysninger, som er registreret hos vores professionelle udbydere/systemleverandører på baggrund af den/de analyser, du har deltaget i.
En af disse systemleverandører, der udbyder værktøjer til personlighedsanalyser, er Predictive Index, LLC, som er placeret i USA. De fornødne garantier for overførsel af personoplysninger til denne databehandler er sikret ved iagttagelse af gyldige overførselsgarantier i form af indgåelse af EU's Standard Contractual Clauses vedr. overførsel af personoplysninger fra en dataansvarlig til en databehandler udenfor EU. Ønsker du en kopi af standardkontraktbestemmelserne, er du velkommen til at kontakte hr-afdelingen@matas.dk.
Hvor længe opbevarer Matas dine personoplysninger?
Såfremt du ikke bliver ansat i Matas, opbevarer Matas dine personoplysninger i op til 6 måneder fra afgivelsen for at kunne dokumentere forløbet og vores interne overvejelser.
Bliver du ansat i Matas, vil Matas opbevare dine personoplysninger så længe ansættelsesforholdet består og i en periode på op til 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor ansættelsesforholdet er ophørt af hensyn til forældelsesregler og opbevaringskravene i bogføringslovens kapitel 5.
Resultater af personlighedsanalyser slettes 3 måneder efter besvarelsen, medmindre du bliver ansat i Matas. I så fald slettes de i forbindelse med ansættelsesophør.
Sikkerhed
Matas har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse, og disse medarbejdere er instrueret i, hvordan persondata skal omgås på sikker og fortrolig vis.
Hvilke rettigheder har du?
Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, Matas behandler om dig, herunder hvilket formål behandlingen vedrører, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger, der evt. måtte være, samt information om, hvorfra oplysningerne stammer.
Du har også ret til at bede om berigtigelse, blokering samt i visse tilfælde sletning af personoplysningerne, hvis de f.eks. er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lovgivningen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at Matas kan overholde sine retlige forpligtelser eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er Matas ikke forpligtet til at slette dine oplysninger.
Du har endvidere ret til at modtage kopi af dine personoplysninger, som du selv har givet til Matas, i et struktureret og almindelige anvendt maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Hvis du vil gøre brug af en af dine ovennævnte rettigheder, vil du blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
Hvis du er utilfreds med Matas behandling af dine personoplysninger, kan du gøre indsigelse herimod over for Matas og/eller klage over dette til Datatilsynet. Klage til Datatilsynet kan blandt andet indgives på mail til dt@datatilsynet.dk eller på telefon +45 33 19 32 00.
Kontaktoplysninger
Matas Operations A/S, cvr. nr. 27528430, Rørmosevej 1, 3450 Allerød er dataansvarlig for dine personoplysninger.
Hvis du har spørgsmål til Matas behandling af dine oplysninger eller ønsker du at gøre brug af en af dine rettigheder, skal du rette henvendelse til Matas HR på telefon 48165555 eller hr-afdelingen@matas.dk .
Denne persondatapolitik er version 6 og er senest opdateret 12. maj 2023.